Facture proforma : définition, valeur et usage

Facture proforma : définition

La douane la définit comme une facture « pour la forme » ou un devis présentant tous les éléments d’une facture ordinaire, mais non pris en compte dans la comptabilité des entreprises et ne correspondant à aucun paiement. Le mot vient du latin : pour la forme.

Concrètement, elle sert à annoncer un montant avant qu’une vente ne soit conclue ou qu’un paiement ne soit fait : un client à l’étranger qui doit justifier d’une dépense auprès de sa banque ou de la douane, un acheteur qui veut régler du matériel commandé sur mesure avant la livraison, un organisme qui demande un justificatif de dépense avant de décider. Le droit français ne fixe pas de modèle de facture proforma : il n’existe pas de liste de mentions imposées à ce document comme pour une facture.

Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?

Une proforma n’est pas une facture au sens fiscal. Trois conséquences.

Pas de créance

Elle ne constate pas une somme due. Le client peut la recevoir, la lire, ne rien payer, et rien ne lui est reproché.

Pas de comptabilité ni de TVA

Elle n’entre pas dans les écritures. La TVA qu’elle affiche est indicative : elle n’est ni collectée ni déclarée à partir de ce document, et le client ne peut pas la déduire.

Hors de la séquence des factures

Une proforma ne prend pas de numéro dans la suite de vos factures, sinon un numéro de facture resterait sans facture derrière lui, ce qui est le défaut qu’un contrôleur cherche. Donnez-lui une série à part ou aucun numéro.

Attention à l’autre pente : comme elle indique un prix, une prestation et parfois une date, un client qui l’a acceptée peut s’en prévaloir comme d’une offre. Ce qui engage est l’accord sur le prix et la prestation, pas le titre du document. Pour des travaux, le document à produire avant le chantier reste le devis, avec ses mentions obligatoires.

Facture proforma ou devis : la différence

Le devis est une offre de prix. Une fois accepté, il engage les deux parties : l’entreprise réalise au prix, le client paie. La proforma n’a pas cette fonction : elle ressemble à un devis ou à une facture mais ne sert qu’à informer.

Dans les deux cas, le client qui hésite entre « devis » et « proforma » demande en réalité un document chiffré avant de s’engager : en travaux, c’est le devis.

Quel document à quel moment du chantier

Prenons une salle de bain à 8 400 € HT, TVA 10 %, soit 9 240 € TTC. Aucune étape ne passe par une proforma.

1. 01
   Devis

   Le client reçoit le devis de 9 240 € TTC et le signe avec la mention « bon pour accord » : le prix et le périmètre sont fixés.

2. 02
   Facture d’acompte

   Avant d’acheter la baignoire, l’artisan demande 30 % : 2 772 € TTC. Ce versement se facture, et se déduit plus tard.

3. 03
   Situation de travaux

   Si le chantier dure, une ou plusieurs situations facturent l’avancement : voir le guide de la facturation d’avancement.

4. 04
   Facture finale

   À la réception, la facture finale solde le marché, acompte déduit.

La proforma ne trouve sa place que dans des cas annexes. Dans le doute, faites un devis.

Un client à l’étranger

Pour un envoi ou une prestation hors de France, la douane et la banque du client demandent souvent un document chiffré avant le paiement. La proforma répond à cette demande sans créer de créance.

Un matériel commandé sur mesure

Le fournisseur qui fabrique une menuiserie ou un équipement spécial peut exiger un règlement préalable. La proforma annonce le montant ; la facture d’acompte constate le versement quand il arrive.

Un dossier de financement ou d’autorisation

Un client qui monte un dossier de prêt ou de demande d’aide a parfois besoin d’un justificatif de dépense prévisionnel. Dans ce cas aussi, le devis, plus précis et engageant, convient mieux s’il existe déjà.

Ce qu’il faut éviter

• Faire payer une proforma comme une facture : l’encaissement sans facture d’acompte met la TVA et la comptabilité en défaut.
• La numéroter dans la suite des factures.
• Annuler une facture par une proforma : une erreur se corrige par un avoir, voir modifier ou annuler une facture.
• Réclamer par une proforma des frais avancés pour le client : la bonne pièce est la note de débours, voir débours et facture de débours.
• Laisser le mot « proforma » en petit : le titre doit être en tête, avec « ce document n’est pas une facture ».
• Oublier la durée de validité, qui évite qu’un prix ancien soit réclamé six mois plus tard.

Une trame prête à recopier se trouve dans le modèle de facture proforma.