Les mentions d’une facture proforma
Aucun texte ne fixe le contenu d’une proforma. La pratique est de reprendre ce qui fait un document chiffré clair, en y ajoutant ce qui évite de la prendre pour une facture.
| Élément | Facture | Proforma |
|---|---|---|
| Titre | « Facture » | « Facture proforma », en gros, avec « ce document n’est pas une facture » |
| Numéro | Suite continue des factures | Série à part (PRO-2026-001) ou aucun numéro, jamais dans la suite des factures |
| Identité de l’entreprise, SIRET, TVA | Obligatoires | À reprendre à l’identique |
| Client | Obligatoire | À reprendre : c’est lui que le document informe |
| Désignation, quantités, prix, taux de TVA | Obligatoires | À reprendre, avec les mêmes calculs |
| Date de livraison ou d’exécution | Obligatoire | Prévue, avec la mention « prévisionnelle » |
| Durée de validité | Sans objet | À ajouter (30 jours, par exemple) |
| Échéance, pénalités, indemnité de 40 € | Obligatoires | Facultatives, puisque rien n’est exigible |
| Mention de TVA | TVA due | TVA « indicative, non exigible » |
Exemple de facture proforma chiffré
Un menuisier chiffre quatre fenêtres PVC sur mesure pour un logement ancien, pose comprise. Le fournisseur exige le règlement avant fabrication ; le client demande un document pour sa banque. Le menuisier émet une proforma, puis une facture d’acompte au moment du virement.
FACTURE PROFORMA n° PRO-2026-004
Ce document n’est pas une facture. Il ne constitue pas une demande de paiement et n’ouvre aucun droit à déduction de TVA.
Date d’émission : 7 octobre 2026. Valable 30 jours.
Émetteur : Atelier Marchand Menuiserie, entrepreneur individuel, 14 rue des Chênes, 31000 Toulouse
SIRET 123 456 789 00012, N° TVA intracommunautaire FR12 123456789
Client : Mme Lefèvre, 8 allée des Tilleuls, 31400 Toulouse
Objet : fourniture et pose de 4 fenêtres PVC sur mesure, logement de plus de deux ans
Fenêtres PVC double vitrage, 4 × 680,00 € HT = 2 720,00 € HT
Pose et finitions, 4 × 150,00 € HT = 600,00 € HT
Total HT : 3 320,00 €
TVA 10 % (indicative) : 332,00 €
Total TTC (indicatif) : 3 652,00 €
Délai de fabrication et de pose prévu : 6 semaines après la commande.
Document non comptabilisé. Une facture d’acompte sera émise à l’encaissement.
Le titre, la phrase « n’est pas une facture » et la durée de validité sont les trois éléments qui distinguent la proforma. Les calculs sont ceux d’une vraie facture.
Si le client accepte, deux suites sont possibles : un devis signé s’il n’y en avait pas, puis la facture d’acompte au moment du versement. Ici, 30 % de 3 652,00 € TTC font 1 095,60 € TTC.
Word, Excel ou PDF : le construire soi-même
Une proforma se fait dans n’importe quel tableur ou traitement de texte, puisque rien n’en impose le format. Quelques repères pour qu’elle reste exacte.
- Dans un tableur, faites calculer les totaux par formules (quantité × prix, somme, TVA par taux) plutôt que de les saisir, pour que HT, TVA et TTC restent cohérents.
- Enregistrez la version envoyée en PDF : le fichier Word ou Excel reste modifiable, le PDF garde la trace de ce que le client a reçu.
- Un seul taux de TVA par ligne, comme sur une facture.
- Tenez un petit registre des proformas envoyées, avec la suite donnée (acceptée, abandonnée), pour retrouver quel prix a été annoncé.
- Ne réutilisez pas le fichier de la dernière facture en changeant le titre : les mentions de paiement et le numéro de la suite y restent.
Les erreurs qui rendent une proforma dangereuse
- Elle ressemble trop à une facture
- Sans titre clair, le client la paie comme une facture ou la comptabilise en dépense. Vous vous retrouvez avec de l’argent encaissé sans facture.
- Elle prend un numéro de facture
- La suite des factures présente alors un numéro sans facture réelle. Vous devriez ensuite l’expliquer.
- Elle ne dit pas qu’elle expire
- Un prix de bois ou de PVC varie. Sans validité, le client peut réclamer l’ancien prix.
- Elle affiche une TVA qui n’est pas celle de la facture
- Si le taux est faux dans la proforma, le client le garde en tête. Vérifiez le taux avant de l’envoyer : voir la TVA des travaux de rénovation.
Questions fréquentes
Où trouver un modèle de facture proforma gratuit ?
La trame ci-dessus se recopie dans Word ou Excel. Remplacez les informations de l’exemple par les vôtres et gardez le titre, la phrase « n’est pas une facture » et la validité.
Une proforma doit-elle comporter les mentions d’une facture ?
Aucun texte ne l’impose. Il est utile de reprendre l’identité des parties, la description, les prix et la TVA, pour que le document soit clair et exploitable par le client.
Quelle différence entre une proforma et un devis ?
Le devis est une offre qui engage les deux parties à l’acceptation. La proforma informe et ne réclame rien. Le guide facture proforma détaille la différence.
Peut-on transformer une proforma en facture ?
On ne la transforme pas : on émet une facture, avec un nouveau numéro de la suite, quand le paiement est encaissé (acompte) ou la prestation réalisée.
Sources
- Douane : facture pro-forma consultée le 7 octobre 2026
- Article 289 du CGI, Légifrance consultée le 7 octobre 2026
- BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-20-10 : obligation de facturer, acomptes consultée le 7 octobre 2026