Logiciel de facturation certifié NF525 : la vraie règle

L'obligation issue de la loi anti-fraude à la TVA

L'obligation de détenir un logiciel ou système de caisse sécurisé vient de l'article 88 de la loi de finances pour 2016 (loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015), codifié au 3° bis du I de l'article 286 du code général des impôts. Le texte visait la fraude à la TVA sur les encaissements de la clientèle privée, secteur par secteur.

Le champ d'application, précisé par l'administration, cible les assujettis à la TVA qui effectuent des livraisons de biens ou des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, dès lors qu'ils enregistrent le règlement au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse. Un professionnel qui ne travaille qu'avec d'autres professionnels n'entre jamais dans ce périmètre : une facture est obligatoire pour toute vente entre professionnels, donc l'opération n'est jamais « sans facturation ».

Le tournant de 2018 : un champ restreint aux logiciels de caisse

Le texte de 2016 se lisait largement : « logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse ». La loi de finances pour 2018 (loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017, art. 105) a resserré ce périmètre. Pour un outil qui combine comptabilité, gestion et caisse, seule la fonction caisse doit être certifiée, pas l'ensemble du programme. Un logiciel de comptabilité ou de gestion qui n'encaisse aucun règlement de particulier reste hors du champ de cette obligation.

L'exemple le plus net oppose deux commerces voisins. Une quincaillerie qui vend au comptoir à des particuliers et enregistre chaque encaissement dans un tiroir-caisse relève typiquement de l'obligation. Un plombier qui chiffre une intervention, édite une facture et se fait payer par virement ou par chèque n'exploite pas, en général, de fonctionnalité de caisse au sens du BOFiP : il facture, il n'encaisse pas au comptoir.

Comment se prouve la conformité, et ce qu'on risque sans elle

Une entreprise concernée peut justifier la conformité de deux façons : un certificat délivré par un organisme accrédité par le COFRAC (AFNOR Certification pour le référentiel NF525, ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais pour son propre référentiel), ou une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel, conforme au modèle fixé par l'administration.

À défaut de pouvoir produire l'un de ces deux documents lors d'un contrôle, l'administration fiscale indique que « l'assujetti à la TVA est passible d'une amende égale à 7 500 € », par logiciel ou système de caisse non conforme. Le BOFiP détaille la procédure : un délai de 30 jours après le procès-verbal de clôture du contrôle permet de fournir les justificatifs manquants et d'éviter l'amende ; si l'amende est appliquée, un second délai de 60 jours s'ouvre pour se mettre en conformité avant un nouveau contrôle.

Êtes-vous concerné ? La grille de décision

Le critère n'est ni le métier, ni le chiffre d'affaires : c'est la combinaison du type de client et de la fonction réellement présente dans l'outil utilisé.

NF525 n'est pas la conformité à la facturation électronique 2026-2027

Les deux sujets se croisent dans toutes les conversations, et ce sont deux obligations distinctes. La certification NF525 concerne l'encaissement de particuliers via un logiciel ou système de caisse. La réforme de la facturation électronique concerne, elle, les échanges entre entreprises : réception depuis le 1er septembre 2026, puis émission et e-reporting au 1er septembre 2027 pour les plus petites structures.

Ce second sujet ne passe pas par un certificat NF525, mais par l'inscription à une plateforme agréée, immatriculée par l'administration fiscale. Le calendrier complet, les formats de fichier et les obligations qui l'accompagnent sont détaillés dans le guide de la facturation électronique pour les artisans du BTP. Deviseo transmet les factures électroniques de ses utilisateurs par une plateforme agréée, immatriculée par l'administration fiscale : l'immatriculation reste celle de cette plateforme, pas celle de Deviseo.

Ce qu'il faut vérifier avant de changer de logiciel de facturation

Qu'un logiciel de devis et de facture soit concerné ou non par la certification NF525, il doit produire des documents complets et lisibles. La certification n'a jamais dispensé personne des mentions obligatoires attendues sur une facture d'artisan, détaillées dans le guide des mentions obligatoires de facture.

• Demander par écrit à l'éditeur si son logiciel comporte une fonctionnalité de caisse, et s'il propose une attestation individuelle de conformité si nécessaire
• Vérifier que les factures émises portent les mentions obligatoires, indépendamment de toute question de certification
• Distinguer, dans la documentation commerciale, la certification NF525 et la conformité à la facturation électronique 2026-2027 : deux sujets, deux preuves différentes
• Conserver l'attestation ou le certificat reçu, daté, pour chaque version du logiciel réellement utilisée