Récupérer ses données en quittant un logiciel

La check-list à sortir avant de couper l’abonnement

Une fois l’abonnement résilié, l’accès au compte se ferme, parfois du jour au lendemain. Tout ce qui n’a pas été sorti avant reste bloqué chez l’ancien éditeur, quand il n’a pas déjà été supprimé. La sortie se prépare pendant que le compte est encore actif, jamais après.

Vos droits sur les données de vos clients

Les coordonnées de vos clients (nom, adresse, e-mail) sont des données personnelles. Vous avez le droit de les récupérer : c’est le droit à la portabilité, article 20 du RGPD. Il s’applique aux données que vous avez fournies ou générées par votre activité, dans un format structuré et réutilisable.

Pour tout le reste (combien de temps votre compte reste accessible après la résiliation, sous quel format exact vos PDF sont livrés, si un export est facturé), c’est le contrat ou les conditions générales de vente de l’éditeur qui tranchent, pas la loi. Relisez-les avant de résilier : certains éditeurs coupent l’accès très vite.

L’obligation de conservation qui survit à l’abonnement

Résilier un logiciel ne fait pas disparaître l’obligation légale de garder vos factures. Cette obligation est la vôtre, en tant qu’entreprise, pas celle de l’éditeur que vous quittez. Deux textes s’appliquent, selon l’angle sous lequel le document est regardé, et depuis 2026 ils fixent la même durée.

Ce n’est pas à l’ancien éditeur de s’en souvenir à votre place une fois le contrat rompu. Les PDF exportés dans la check-list du début doivent être rangés quelque part (un dossier daté, un espace de sauvegarde) pour tenir ces dix ans, même si le logiciel qui les a produits n’existe plus. Les durées par document sont dans le guide sur la durée de conservation des factures, et la façon d’archiver ses factures en fichiers dans celui sur la dématérialisation.

La continuité de la numérotation : le piège que personne n’anticipe

Une facture porte un numéro unique et séquentiel, sans trou ni doublon (CGI, article 289). Ce numéro appartient à une séquence, pas à un logiciel. Changer d’outil ne remet jamais le compteur à zéro : le nouveau logiciel doit reprendre la suite exacte de l’ancien. Le détail de ce qui casse ou préserve une séquence est expliqué dans la numérotation des factures.

Repartir de 1 en cours d’année n’est pas une simple maladresse esthétique : c’est un doublon potentiel avec un numéro déjà utilisé chez l’ancien éditeur, et un trou visible dans la séquence si l’ancien compteur s’arrêtait plus haut. Notez le dernier numéro émis avant la bascule, et configurez le nouvel outil sur ce chiffre le jour même, pas après la première facture émise par erreur.

La reprise dans le nouvel outil : l’ordre des opérations

Tout charger en même temps dans le nouvel outil est la meilleure façon de perdre une correspondance client ou un tarif. Trois étapes, dans cet ordre, limitent les erreurs de saisie et les doublons.

1. 01
   Le fichier clients

   Coordonnées, SIRET et adresses en premier : tout document créé ensuite s’appuie sur cette liste. Un client mal orthographié à cette étape se retrouve mal orthographié sur toutes les factures suivantes.

2. 02
   Le catalogue de prix

   Désignations, tarifs et taux de TVA ensuite, une fois les clients en place. C’est ce catalogue qui alimentera les prochains devis, pas les anciens.

3. 03
   Les documents en cours

   Devis non signés et situations de travaux en attente se recréent en dernier, une fois les clients et le catalogue disponibles pour les rattacher correctement.

Deviseo importe un fichier clients et un catalogue au format CSV, ce qui évite de ressaisir chaque ligne à la main. Les mentions obligatoires d’une facture, elles, ne changent pas d’un logiciel à l’autre : voir la facture d’artisan, mention par mention pour vérifier qu’aucune n’a été oubliée pendant la bascule.