Faire l’inventaire de son fichier avant de basculer
Un classeur de devis qui a plusieurs années d’ancienneté ne suit rarement une seule logique. Une colonne a été ajoutée pour un client précis en 2020 et n’a plus resservi depuis. Une formule de remise a été recopiée d’un onglet à l’autre tant de fois que personne ne sait plus si elle est encore juste. Avant de choisir quoi reprendre, il faut nommer ce que contient réellement le fichier, pas ce qu’on croit qu’il contient.
Quatre familles suffisent à trier n’importe quel classeur de devis ou de facture, quel que soit le métier.
| Catégorie | Ce qu’elle contient dans votre fichier | Ce qu’on en fait à la bascule |
|---|---|---|
| Mise en page | En-tête, logo, ordre des colonnes, blocs de mentions, pied de page | Se reproduit à l’identique dans le modèle du logiciel : un travail de maquette, pas une case à cocher |
| Données | Clients, prestations et prix qui reviennent d’un devis à l’autre | Se nettoie, puis s’importe en fichier CSV, séparément pour les clients et pour le catalogue |
| Calcul | TVA, remises, acomptes, totaux | Se reconstruit selon les règles du logiciel ; une formule de tableur ne se recopie pas telle quelle |
| Habitude | Une colonne, un onglet ou une mention que plus personne n’utilise | Reste dans le classeur archivé ; rien n’oblige à l’emporter |
Ce qu’un tableur fait mal, et qu’il ne faut pas reproduire
Le tableur a une qualité, il n’impose rien, qui devient un défaut à l’échelle d’un classeur repris pendant des années. Cinq habitudes, précisément, ne doivent pas passer dans le logiciel.
- Une numérotation tenue à la main, et trouée
- DEV-2024-018 puis DEV-2024-020 : le 019 a été supprimé après une erreur de saisie, sans laisser de trace. Une facture doit porter un numéro fondé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture.
- Une formule écrasée par erreur
- Une cellule de total, collée en valeur plutôt qu’en formule un soir de fatigue. Le devis suivant garde le nombre figé, faux, sans que rien ne l’indique à l’écran.
- La TVA saisie en dur
- 20 % tapé au clavier sur chaque ligne, plutôt qu’un taux appliqué automatiquement. Le jour où un taux change, il faut retrouver chaque ligne qui le porte, une par une.
- Le fichier dupliqué « devis_final_v3 »
- Trois fichiers, trois dates de modification, et personne ne sait lequel a été réellement envoyé. Le client, lui, n’a vu que le PDF joint.
- Aucune trace de ce qui a été envoyé
- Un devis modifié après l’envoi écrase la version que le client a reçue. Si une différence apparaît au moment de la facture, rien ne permet de prouver ce qui avait été proposé.
La méthode, en cinq étapes
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Figer une version de référence du fichier
Copiez le classeur actuel, renommez-le avec la date du jour, et ne l’ouvrez plus en écriture. C’est la version qui servira de comparaison au dernier contrôle, pas un fichier de travail.
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Sortir la liste des prestations récurrentes, avec leurs prix
Toutes les lignes qui reviennent d’un devis à l’autre : désignation, unité, prix HT, taux de TVA. C’est le futur catalogue, pas l’historique des chantiers déjà terminés.
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Nettoyer le fichier clients avant de l’importer
Une adresse par client, un SIRET par ligne, pas de doublon sous deux orthographes du même nom. Un fichier client importé sale reste sale dans le logiciel : l’import ne corrige rien.
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Choisir le point de reprise de la numérotation
Notez le dernier numéro de devis et le dernier numéro de facture réellement émis, dans l’année en cours. Les documents suivants prennent leur numéro dans le logiciel, à la suite, sans rupture ni remise à zéro.
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Refaire un document déjà émis, pour comparer
Reprenez un devis accepté par un client, recréez-le dans le logiciel, et comparez les deux PDF ligne à ligne. C’est le seul test qui dit si la bascule est prête.
Ce qui s’importe par fichier CSV, et ce qui reste une archive
Une fois les données de l’étape 2 et de l’étape 3 nettoyées, un fichier clients et un fichier catalogue au format CSV se déposent directement dans le logiciel : une ligne d’en-tête, l’ordre des colonnes libre, les colonnes inconnues ignorées. Il n’y a pas de mise en correspondance à faire à l’écran ni d’aperçu à valider avant l’envoi : c’est pour cette raison que le fichier doit être propre avant d’être déposé, pas après.
Les anciens devis et les anciennes factures, eux, ne suivent pas ce chemin. Ce ne sont pas des lignes à réimporter : ce sont des documents déjà remis à un client, qui doivent rester consultables tels quels. Le classeur d’origine devient l’archive de ce qui a été émis avant la bascule (à conserver dix ans, comme toute pièce comptable) et le logiciel prend le relais pour tout ce qui est émis à partir du jour choisi à l’étape 4.
Le contrôle de fidélité : reprendre un devis déjà accepté
Un test théorique ne dit rien. Le seul test qui vaut consiste à reprendre un devis réel, déjà signé par un client, et à le recréer dans le logiciel avec le modèle reproduit, pas avec un modèle standard provisoire. On compare ensuite les deux PDF, l’ancien et le nouveau, ligne par ligne.
Numéro et date du devis d’origine, tels qu’ils figurent sur le PDF envoyé au client.
Chaque ligne de prestation : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT : identiques, dans le même ordre ?
Chaque taux de TVA appliqué, ligne par ligne, pas seulement le total.
Le montant de l’acompte demandé, s’il y en avait un, et sa formule de calcul.
Le total HT, le total de TVA et le total TTC : les trois chiffres, pas seulement le dernier.
Les mentions légales visibles en bas de page, mot pour mot.
Si une seule de ces lignes diffère entre les deux PDF, la bascule n’est pas prête : c’est le modèle reconstruit qu’il faut corriger, jamais le devis d’origine.
Ce contrôle se fait avant le premier document réellement envoyé dans le nouvel outil, pas après. Sur ce sujet, deux billets complètent cette méthode : passer du tableur à un logiciel sans changer ses devis raconte pourquoi le tableur tient si longtemps et ce qu’il coûte vraiment, et garder sa mise en page en changeant de logiciel détaille ce qu’un modèle générique fait disparaître d’un devis d’artisan. Pour la suite de la numérotation elle-même, voir la numérotation des factures ; pour une ligne qu’il faut corriger plutôt qu’effacer une fois le document finalisé, voir l’avoir.
Questions fréquentes
Le logiciel importe-t-il directement mon fichier Excel de devis ?
Non. Un fichier de devis mélange mise en page, données et calculs : rien ne garantit qu’une ligne resterait juste après un import brut. Les données qui reviennent d’un devis à l’autre (clients, prestations, prix) s’importent séparément, en fichier CSV. La mise en page, elle, est reconstruite à part.
Comment savoir quelle version de mon fichier Excel est la bonne ?
C’est la première étape de la méthode : figer une copie du classeur actuel, la dater, et ne plus la modifier. Cette version sert de référence pour le contrôle de fidélité, à la fin. Les autres copies (« _v2 », « _final », « _dernier ») restent des archives, pas des sources.
Dois-je ressaisir mes anciens devis dans le logiciel ?
Non. Les devis et factures déjà émis restent des PDF archivés. On ne les réédite pas : un document déjà accepté ne doit pas changer après coup. Seuls les documents à venir prennent leur numéro dans le logiciel.
Que faire de la colonne ou du bloc de mon fichier qui ne sert plus ?
Rien ne vous oblige à l’emporter. Une colonne ajoutée pour un client précis en 2020, ou une mention qui ne s’applique plus, reste dans le classeur archivé. La reprendre dans le logiciel ne ferait que déplacer une habitude devenue inutile.
Comment vérifier que je n’ai rien oublié avant de basculer définitivement ?
En reprenant un devis déjà accepté par un client, en le recréant dans le logiciel, et en comparant les deux documents ligne à ligne : chaque prestation, chaque taux de TVA, chaque total. C’est le seul test qui prouve que rien n’a changé pour le client.
Puis-je garder mon fichier Excel après la bascule ?
Oui, et il vaut mieux : c’est l’archive des documents déjà émis, à conserver dix ans comme toute pièce comptable. Il cesse simplement de recevoir de nouveaux devis ou de nouvelles factures à partir du jour du basculement.
Sources
- Article 242 nonies A, Annexe II au Code général des impôts, Légifrance consultée le 19/09/2026
- Article L123-22, Code de commerce, Légifrance consultée le 19/09/2026